Transformer le contrat en travail suivi
Relevez les obligations dans les pièces contractuelles applicables. Pour chacune, indiquez le responsable, l’échéance ou le déclencheur et la preuve attendue. Les versions et changements doivent rester rattachés à leur source.
Commencez par les obligations importantes pour le démarrage et les jalons proches. Une longue liste sans priorité ne permet pas de décider ce qui doit avancer aujourd’hui.
Scénario entièrement fictif : une pièce applicable demande une fiche produit avant la pose. La ligne de suivi conserve la référence et la version de cette pièce, l’action attendue, son responsable et l’échéance à lire dans le dossier. Aucune date contractuelle n’est inventée pour remplir le tableau.
Distinguer action réalisée et preuve disponible
Une intervention terminée et une pièce disponible sont deux informations différentes. Une action peut avoir été effectuée alors que le justificatif reste à réunir, à relire ou à transmettre. Le suivi doit rendre ce manque visible.
Exemple fictif : une prestation est terminée, mais le document demandé au contrat n’a pas encore été validé. Le dossier doit montrer la prochaine vérification, sans affirmer que les conditions de facturation sont déjà réunies.
Dans l’exercice, la pose est déclarée terminée alors que la fiche produit reste à réunir. Les deux informations doivent coexister sans afficher une validation obtenue. Gardez la date de réalisation déclarée, la preuve accessible aux personnes autorisées, son état de relecture et le point bloquant.
La prochaine action peut être de demander la fiche à son responsable puis de la soumettre à la validation prévue au contrat. Une case cochée ne constitue pas à elle seule une preuve contractuelle ; « en attente de validation » et « validé » restent deux états distincts.
Suivre chaque étape financière séparément
Distinguez le jalon réalisé, les conditions internes de facturabilité, la facture préparée ou émise et le règlement constaté. Un statut ne doit pas en remplacer un autre. Les procédures et décisions de l’acheteur restent à vérifier dans le contrat et son environnement.
AO360 EXÉCUTION organise les obligations, actions, preuves et suivi financier du marché. Les validations des preuves, la facturation et les décisions restent humaines.
Sur ce dossier fictif, l’intervention achevée n’est pas automatiquement facturable. Vérifiez les conditions applicables avant de préparer la facture. Puis suivez séparément la facture préparée, la facture réellement émise et le paiement effectivement constaté. Aucune facture ni aucun paiement réels n’ont été réalisés pour cet exemple.
Préparer une mémoire utile au prochain dossier
Conservez les écarts expliqués, les moyens réellement employés et les connaissances que vous pouvez réutiliser. Les données d’un client ne doivent pas être diffusées ou mutualisées parce qu’elles ont servi à un premier marché.
La mémoire de l’exécution peut aider à mieux cadrer une future réponse : hypothèses à ajuster, preuve à préparer plus tôt ou contrainte à rendre visible. Le cadre de service précise le parcours disponible.
Une synthèse utile garde l’engagement, sa source, ce qui a été réalisé, la preuve disponible et ce qu’il reste à décider. Pour le prochain dossier, réutilisez une méthode ou une connaissance autorisée, pas les pièces confidentielles d’un client. Une action clôturée et une somme encaissée ne doivent pas être déduites d’un même statut.
À APPLIQUER À VOTRE SITUATION
Votre fiche de préparation
Cochez les points vérifiés. Vous pourrez conserver votre fiche et revenir sur ce qui reste à examiner.
0 / 6 repères cochés.
Vos choix restent dans cette page. Rien n’est envoyé ; votre relecture reste nécessaire.
Vos questions
Le suivi remplace-t-il la lecture du contrat ?
Non. Les obligations doivent être rapprochées des pièces applicables et des clarifications du contrat.
Une preuve enregistrée déclenche-t-elle la facturation ?
Les conditions de facturation et les validations sont à examiner. L’enregistrement seul n’autorise pas à conclure que tout est facturable.
Comment découvrir le parcours EXÉCUTION ?
La présentation explique les obligations, actions, preuves et conditions du service. Les offres actuelles détaillent ses prérequis.
Une intervention terminée signifie-t-elle que la facture peut partir ?
Non. Les conditions de facturabilité et les validations applicables restent à vérifier dans le dossier. Réalisation, preuve, validation et facture sont des informations distinctes.
Comment suivre un justificatif encore manquant ?
Conservez l’action déclarée réalisée, indiquez la preuve à réunir, son responsable et la prochaine vérification. N’affichez pas « validé » tant que la validation correspondante n’a pas réellement eu lieu.